Correspondencia, pilar que sustenta la eficiencia y transparencia institucional

¿Sabías que todos los trámites administrativos inician con la emisión de un documento? 

La mayoría de las transacciones comerciales se llevan a cabo mediante la comunicación escrita, es decir, la correspondencia.  

Para hablar de sus orígenes hay que remontarse a tiempos muy antiguos, pues el hombre siempre ha tenido la necesidad de comunicarse y ha buscado múltiples maneras para hacerlo. Las primeras se hicieron de manera oral y los mensajeros se buscaban dentro de aquellos que poseían buena memoria.  

La palabra correspondencia se deriva, en sus orígenes, de «correo» y se refiere a «el que corre», ya que los portadores de noticias eran atletas. Un ejemplo de esto es la historia de Filípides, el héroe que, según las leyendas, recorrió más de 300 km sin descanso para avisar a los espartanos sobre la invasión de los persas a Maratón; al finalizar su mensaje, falleció de agotamiento (en tributo a él se realizan los maratones modernos). 

Aunque a menudo pase desapercibido, uno de los pilares fundamentales que sustentan la eficiencia y transparencia en las instituciones es la correspondencia, puesto que desempeña un papel crucial en la gestión de la información y la documentación, contribuyendo de manera significativa a su funcionamiento. 

Desde nuestros espacios y a través de las correspondencias que gestionamos, tenemos la oportunidad de contribuir con la preservación de la memoria histórica de la organización, además de facilitar la comunicación interna y externa.  

La recepción, clasificación y distribución adecuadas de la correspondencia permiten un flujo constante de información entre los diferentes departamentos, sus niveles jerárquicos, así como la comunicación con el exterior. 

Desde la gestión eficiente de la información hasta la construcción de la imagen institucional y la promoción de la transparencia, la correspondencia se erige como un elemento central para el buen desempeño y la legitimidad de las entidades gubernamentales en las sociedades a las que sirven, convirtiéndose así en un aliado invaluable para la rendición de cuentas.  

Como puedes ver, una correspondencia no es un simple papel, es todo un procedimiento que involucra a varios servidores; ella robustece la confianza de todos los involucrados y la administración transparente.  

Tenemos en nuestras manos el gran reto y oportunidad de poner nuestro granito de arena en la visión de convertir la sostenibilidad en cultura y, para ello contamos con una gran herramienta: el Sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC). Este nos brinda la posibilidad de gestionar eficientemente todas las correspondencias que generamos interna y externamente, así como contribuir al logro de la misión de nuestra institución de cuidar de nuestros recursos naturales, pues nos impulsa a la reducción significativa del uso del papel, al tiempo que genera grandes beneficios a los usuarios externos, al simplificar y agilizar el proceso de consulta y depósito de correspondencia.  

De las principales ventajas que presenta el sistema TRANSDOC están la trazabilidad y el generar estadísticas. Algunos de los datos que se han podido compilar son los siguientes: en el periodo de enero del 2022 a diciembre del 2023, hemos recibido 10,910 correspondencias y unas 12,217 han sido elaboradas lo que nos da una idea del volumen de documentos que han sido gestionados y han dado paso a diversos trámites dentro de la institución.  

A lo interno, la gestión efectiva de la correspondencia es esencial para la coordinación y cohesión de los diferentes departamentos. A lo externo, es la cara visible de la institución ante la sociedad y otras entidades. La imagen y reputación de la institución se construyen, en gran medida, a través de la manera en que se manejan las comunicaciones oficiales. La cortesía, claridad y coherencia en la correspondencia reflejan la profesionalidad de la entidad a la par que fortalecen las relaciones con ciudadanos, otras instituciones y actores internacionales.  

En conclusión, la correspondencia impacta directamente en la eficacia, la transparencia y las relaciones institucionales, no es simplemente un medio de comunicación ni un papel, sino un componente estratégico que permea todas las facetas del funcionamiento de nuestra institución y tú eres el responsable de gestionarla de eficazmente.